Tentang Microsoft Excel

Pengenalan Microsoft Excel bagi pemula

Excel termasuk program spreadsheet atau program pengolah angka. Karena itu untuk mempermudah pengolahan datanya, lembar kerja Excel bentuknya berlajur dan terdiri dari baris (65536 baris) dan kolom (256 kolom).

Mengolah Sheet di Excel

Dalam sebuah file Excel, kita bisa memiliki beberapa lembar kerja (sheet). Lembar kerja tersebut bisa ditambah atau disisipi lembar kerja baru (Insert), dihapus (Delete), diganti namanya (Rename) dan dipindah atau disalin (move or copy). Cara melakukannya dengan cara klik kanan lembar kerja (sheet),

Atau dengan cara :

1. Untuk menyisipkan lembar kerja baru pilih menu Insert - Worksheet
2. Untuk mengganti nama lembar kerja pilih menu Format - Sheet - Rename.
3. Untuk menghapus lembar kerja pilih menu Edit - Delete Sheet.
4. Untuk memindah atau menyalin lembar kerja pilih menu Edit - Move or Copy Sheet.

Jika ingin menyalin lembar kerja check box Create a Copy harus diaktifkan. To Book berarti lembar kerja aktif akan dipindah atau disalin ke buku atau file yang lainnya (dapat dipilih pada drop down menu). Before sheet berarti dipindah atau disalin sebelumlembar kerja yang lainnya (pilih sheet yang diinginkan). Akhiri dengan OK.

Macam Data

Excel membedakan data menjadi 2 macam, yaitu :

1. Value, adalah data yang bisa digunakan untuk operasi matematis, antara lain : angka, rumus, formula dan fungsi (function). Jika menulis data Value, jangan diawali tanda atau simbol apapun. Misalnya : diawali huruf, tanda baca, spasi dan tanda khusus lainnya (' "" < > * ^, dll). Sedangkan untuk penulisan rumus dan fungsi harus diawali dengan '=' (sama dengan).
2. Label, adalah data yang tidak bisa digunakan untuk operasi matematis, seperti huruf, angka atau karakter yang diawali oleh tanda baca (' " ^ / spasi, dll).

Format Number

Excel adalah program paket pengolah angka dan tabel. Sebab itu program ini dilengkapi dengan berbagai perintah dan menu yang digunakan untuk mengolah, mengubah bentuk tampilan angka dan membuat tabel. Berikut ini adalah perintah untuk membuat tabel dan mengubah tampilan angka : Pilih menu Format - Cells,

Dalam kotak dialog tersebut ada 6 pilihan tab, yaitu :

1. Number

Berisi beberapa pilihan untuk mengubah tampilan angka, antara lain :

1. General : Penulisan angka biasa tanpa format khusus.
2. Number : Penulisan angka dengan pengaturan jumlah digit desimal (Desimal Places), pemisah ribuan (Use 1000 separator) dan bentuk penulisan bilangan negatif (Negative Numbers). Atau dapat juga menggunakan Toolbar Formatting :
   Comma Style untuk pemakaian pemisah ribuan.
   Increase Decimal untuk menambah digit desimal.
   Decrease Decimal untuk mengurangi digit desimal.
3. Currency : Penulisan angka dengan penambahan simbol mata uang.
4. Accounting : Penulisan angka dengan penambahan simbol mata uang dan pemisah ribuan.
5. Date : Macam-macam bentuk penulisan tanggal.
6. Time : Macam-macam bentuk penulisan jam.
7. Percentage : Penulisan angka dalam persen (%).
8. Fraction : Penulisan angka pecahan.
9. Scientific : Penulisan angka eksponensial (pangkat).
10. Text : Penulisan angka berbentuk teks.
11. Special : Penulisan angka untuk database (kode area, nomor telepon, dll).
12. Custom : Penulisan angka dengan format yang bisa diatur sendiri.

2. Alignment

Berisi perintah-perintah antara lain :

1. Text Alignment, untuk mengatur teks secara horizontal (rata normal, kanan, kiri, tengah, memenuhi sel, rata penuh atau diantara beberapa sel) atau vertikal (rata terhadap batas atas sel, tengah, bawah atau rata penuh).
2. Text Control, untuk mengatur pelipatan teks (wrap text), pengisian penuh/penyusutan teks (shrink to fit) dan pengabunggan sel-sel (merge cells).
3. Orientation, untuk mengatur orientasi atau bentuk tegak teks terhadap sumbu X; atau derajat perputaran teks terhadap garis horizontal.

3. Font

Untuk mengatur pemakaian teks : jenis huruf (font), bentuk huruf (font style), ukuran huruf (size), warna (color), garis bawah (underline) dan efek teks (effects).

4. Format Border

Digunakan untuk membuat bingkai atau garis pada tabel yang dibuat.

5. Pattern

Berisi perintah-perintah untuk memberi warna atau pola arsir pada sel.

6. Protection

Untuk mengaktifkan kondisi lembar kerja yang diproteksi atau disembunyikan.

Pengolahan Data

Data berupa angka dapat diproses atau diolah, misalnya menjumlahkannya yaitu dengan menggunakan rumus (formula) atau dengan fungsi (function). Agar terjadi perubahan otomatis pada hasil pengolahannya setiap kali ada perubahan data, sebaiknya rumus atau fungsi ditulis alamat selnya.

Misalnya : kita akan menjumlahkan angka 4,5,6 dan 7 yang terdpat pada sel berturut-turut B1, B2, B3 dan B4. Rumusnya adalah sebagai berikut :

= B1 + B2 + B3 + B4

Atau jika menggunakan fungsi, ditulis demikian :

= SUM(B1:B4)

PERHATIAN : Penulisan rumus atau fungsi harus diawali dengan tanda '=' (sama dengan). Tanda ':' (titik dua) artinya sampai. Untuk contoh di atas B1:B4 berarti sel B1 sampai sel B4.

Berikut ini adalah fungsi statistik yang sering digunakan :

=SUM(Alamat sel)	:	menjumlahkan isi sel
=MIN(Alamat sel)	:	mencari angka terendah
=MAX(Alamat sel)	:	mencari angka tertinggi
=AVERAGE(Alamat sel)	:	mencari rata-rata
=COUNT(Alamat sel numerik)	:	mencari banyaknya sel yang berisi angka

Copy & Fill Series

Copy atau menyalin isi sel dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu :

1. Dengan fasilitas Clipboard : Copy, Paste pada toolbar Standard.
2. Dengan fasilitas Autofill : letakkan pointer mouse di sudut kanan bawah pointer worksheet hingga pointer mouse berbentuk plus hitam (fill handle) lalu drag sesuai yang diminta.

Untuk membuat data berurutan dapat digunakan 2 cara :

1. Dengan fasilitas Autofill.
2. Dengan menu Edit - Fill - Series.

Address Cell

Jika suatu rumus, misalnya =A1*B1 di-copy dari C1 sampai C10, maka alamat barisnya akan berubah menjadi =A2*B2, =A3*B3, dst. Demikian pula bila rumus tersebut di-copy dari C1 sampai H1, maka alamat kolomnya akan berubah menjadi =B1*C1, =C1*D1, dst. Agar alamat sel data tidak berubah, harus ada 'simbol' yang berfungsi untuk mengikat alamat sel tersebut.

Tanda '$' berfungsi untuk mengunci atau menjadikan suatu alamat sel tetap tidak berubah.

Berikut ini adalah macam-macam bentuk penulisan Address Cell atau alamat sel :

a.	Alamat sel Relatif	:	Alamat sel yang berubah-ubah baik kolom maupun barisnya
	Contoh Penulisan	:	A1 -> Alamat kolom (A) dan barisnya (1) relatif atau berubah bila di-copy ke alamat sel yang lain.
b.	Alamat sel Semi Absolut	:	Alamat sel yang tetap kolom maupun barisnya
	Contoh Penulisan	:	$A1 -> Alamat kolom (A) absolut atau tetap, dan alamat barisnya (1) relatif atau berubah bila di-copy ke alamat sel yang lain.
c.	Alamat sel Absolut	:	Alamat sel yang tetap tidak berubah.
	Contoh Penulisan	:	$A$1 -> Alamat kolom (A) dan baris (1) absolut atau tetap bila di-copy ke alamat sel yang lain.